Carta della qualità dei servizi

La Carta della qualità dei servizi risponde all'esigenza di fissare principi e regole nel rapporto tra le amministrazioni che erogano servizi e i cittadini che ne usufruiscono.

La carta costituisce un vero e proprio "patto" con gli utenti, uno strumento di comunicazione e di informazione che permette loro di conoscere i servizi offerti, le modalità e gli standard promessi, di verificare che gli impegni assunti siano rispettati, di esprimere valutazioni anche attraverso forme di reclamo.

L'adozione della carta dei servizi negli Istituti del Ministero dei Beni e delle Attività Culturali e del Turismo si riferisce alle iniziative volte a promuovere la più ampia valorizzazione del patrimonio culturale conservato e ad adeguare per quanto possibile, in armonia con le esigenze della tutela e della ricerca, l'organizzazione delle attività alle aspettative degli utenti.

La carta sarà aggiornata periodicamente per consolidare i livelli di qualità raggiunti e registrare i cambiamenti positivi intervenuti attraverso la realizzazione di progetti di miglioramento, che possono scaturire anche dal monitoraggio dell'opinione degli utenti.



I principi.

Nello svolgimento della propria attività istituzionale l'Archivio di Stato di Viterbo si ispira ai "principi fondamentali" contenuti nella Direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri del 27 gennaio 1994:

 · uguaglianza e imparzialità

I servizi sono resi sulla base del principio costituzionale dell'uguaglianza, garantendo un pari trattamento a tutti i cittadini, senza distinzione di nazionalità, sesso, lingua, religione, opinione politica.

Questo Istituto si adopera per rimuovere eventuali inefficienze e per promuovere iniziative volte a facilitare cittadini svantaggiati dal punto di vista sociale e culturale.

Gli strumenti e le attività di informazione, comunicazione, documentazione, assistenza scientifica alla ricerca, educazione e didattica sono comunque improntati a criteri di obiettività, giustizia e imparzialità.

 · continuità

L'Istituto garantisce continuità e regolarità nell'erogazione dei servizi. In caso di difficoltà e impedimenti si impegna ad avvisare preventivamente gli utenti e ad adottare tutti i provvedimenti necessari per ridurre al minimo i disagi.

 · partecipazione

L'Istituto promuove l'informazione sulle attività svolte e, nell'operare le scelte di gestione, tiene conto delle esigenze manifestate e dei suggerimenti formulati, in forma singola o associata.

 · efficienza ed efficacia

Il Direttore e lo staff dell'Istituto perseguono l'obiettivo del continuo miglioramento dell'efficienza e dell'efficacia del servizio, adottando le soluzioni tecnologiche, organizzative e procedurali più funzionale allo scopo.



Caratteristiche essenziali.

L'Archivio di Stato di Viterbo svolge da tempo un ruolo di primo piano nell'opera di tutela, salvaguardia e valorizzazione del patrimonio documentario della provincia di Viterbo.

Le funzioni istituzionali prioritarie dell'Archivio di Stato sono fondate sulla conservazione della documentazione storica, fonte essenziale della ricerca; sul suo riordinamento e sulla fruizione degli archivi di provenienza di tali fonti e sulla valorizzazione di tale patrimonio culturale.

L'Archivio di Stato di Viterbo conserva gli archivi prodotti dalle amministrazioni centrali e periferiche preunitarie, nonché quelli prodotti dagli uffici statali postunitari della rispettiva circoscrizione.

Fu istituito come Sezione di Archivio con d.m. 15 aprile 1959 in esecuzione della L. n. 2006 del 22 dicembre 1939, divenne Archivio di Stato con d.p.r. 30 sett. 1963 n. 1409. La prima sede fu individuata nei locali del Palazzo Macchi in Piazza L. Concetti 13. Nel 1961 l'allora direttore dott. Elio Califano individuò in via Zara una nuova sede più rispondente alle esigenze dell'Istituto, che vi rimase fino al 1985, quando si trasferì all'interno del complesso "Centro Direzionale Le Pietrare" in viale Romiti .

Dal gennaio del 2007 l'Istituto ha sede in via Vincenzo Cardarelli,18 e si estende su una superficie totale di circa mq 3.500.

L'Archivio di Stato di Viterbo si è sempre posto nell'ottica di una valorizzazione più aperta e rispondente alle esigenze dell'utenza e per una sempre maggiore conoscenza del patrimonio documentario. Nell’ambito di tale funzione l'Istituto si propone, soprattutto nei confronti delle nuove generazioni, con mostre documentarie ed eventi culturali che nel tempo hanno assunto la modalità di precisi appuntamenti culturali, occasioni di incontro e di dibattito per la promozione della nostra storia e della nostra memoria attraverso la conoscenza della documentazione.



Regolarità e continuità.

L'Archivio di Stato di Viterbo è aperto al pubblico dal lunedì al sabato per un totale di 42 ore settimanali con il seguente orario: lunedì, mercoledì, venerdì e sabato dalle ore 8,00 alle 14,00; martedì e giovedì dalle ore 8,00 alle ore 17,30.

I giorni di chiusura ordinaria coincidono con le domeniche e le festività civili e religiose. Una volta all'anno è prevista la chiusura straordinaria, di non oltre quindici giorni, per la ricognizione e spolveratura del materiale documentale, che viene comunicata all'utenza con largo anticipo.



Accoglienza

All'entrata dell'Istituto è posto il punto di prima accoglienza, dove è possibile reperire materiale informativo gratuito. La sala studio è situata al piano terra, raggiungibile facilmente e con una rampa a norma che facilita l'accesso a utenti con ridotta capacità motoria.

All'ingresso sono situati appositi armadietti dove gli utenti sono tenuti a depositare borse, cartelle e altri contenitori non necessari allo scopo della ricerca. L'Istituto è provvisto di segnaletica, di mappe di orientamento e di segnalazioni delle vie di fuga da seguire in caso di pericolo.



Fruizione.

Tutti i documenti conservati nell’Istituto sono liberamente consultabili ad eccezione di quelli riservati, per i quali occorre un'apposita autorizzazione del Ministero dell'Interno, e di quelli in corso di restauro.

La capacità ricettiva della Sala Studio è di 16 posti di consultazione di cui 4 postazioni fornite di prese elettriche per l'utilizzo di pc portatili e una postazione per pc a disposizione degli studiosi, con la possibilità di utilizzare la rete.



La ricerca.

Per la ricerca lo studioso può avvalersi degli strumenti di corredo disponibili in sala studio (guide, inventari sommari e analitici, rubriche e schedari), nonché della Guida generale degli archivi di Stato alla voce Archivio di Stato di Viterbo (vol. IV).

Una volta selezionate le unità da consultare, gli studiosi ne fanno richiesta indicando le segnature sugli appositi moduli disponibili in sala; ogni modulo di richiesta è valido per quattro unità archivistiche, in cui deve essere indicato oltre alla segnatura archivistica (fondo, eventuale serie, numero di buste o registri, eventualmente del fascicolo) la data della richiesta e il nome del richiedente.

Le prese giornaliere avvengono con il seguente orario: 8,30 - 9,30 - 10,30 - 11,30 - 12,30 - 14,30 – 16,00; l'attesa dall'inizio della presa non supera i 30 m.

Durante la consultazione dei documenti, gli studiosi debbono astenersi da qualsiasi azione che possa pregiudicare l'integrità del materiale in visione ed evitare ogni danneggiamento ai medesimi. È proibito apporre segni o numerazioni sulle carte, provocarne lacerazioni, mettere in disordine il materiale alterando l'ordine delle carte non legate o dei fascicoli e dei sottofascicoli.



Ricerca documentaria a distanza.

È possibile tramite questo sito o per mezzo del SIAS (Sistema Informativo Archivi di Stato) consultare la disponibilità del patrimonio documentale conservato nell'Archivio di Stato di Viterbo con tutti i riferimenti utili per la ricerca.



Riproduzione.

Il servizio di fotoriproduzione dell'Archivio di Stato di Viterbo può effettuare la riproduzione dei documenti tramite fotocopie e copie digitali sia su carta che su CD.

La riproduzione tramite fotocopie non è consentita nei seguenti casi:

- documenti in volumi rilegati, facilmente deteriorabili o in cattivo stato di conservazione

- documenti precedenti al XX secolo

- Carte topografiche e disegni

- Pergamene.

Le carte sciolte da riprodurre devono essere indicate con chiarezza nella richiesta di autorizzazione e non è consentito estrarre dalla loro sede documenti sciolti o fascicoli.

Ogni studioso potrà richiedere un massimo di 50 fotocopie al mese; la consegna è prevista in circa 30 minuti salvo problemi tecnici non prevedibili, che saranno eventualmente comunicati.

Il servizio è attivo dal lunedì al venerdì dalle ore 9,00 alle ore 13,00.

L'orario della cassa per il pagamento delle riproduzioni, laddove previsto, coincide con l'orario del servizio fotocopie ed è possibile pagare in contanti al ritiro del lavoro, con rilascio di ricevuta mod. 124 (contabilità generale). Il costo delle riproduzioni è soggetto alla normativa in vigore sulla concessione in uso dei beni culturali; le tariffe sono quelle in vigore e lo studioso può prendere visione del tariffario e della modulistica relativa a disposizione in sala studio.

Le riproduzioni vengono rilasciate per motivo di studio, per uso personale, per uso amministrativo, nel qual caso le domande devono assolvere al pagamento dell'imposta di bollo secondo le tariffe in vigore. Tutte le riproduzioni sono conformi all'originale.



Efficacia della mediazione.

Oltre agli strumenti e sussidi sopra descritti, gli studiosi possono avvalersi del personale qualificato a disposizione per tutto il tempo di apertura previsto.

I fondi archivistici dotati di inventari analitici a stampa sono il 75 % rispetto ai fondi conservati.

I fondi archivistici dotati di banche dati sono :

  1. I Protocolli Notarili Comunali del XIV secolo

  2. Catasti

  3. Distretto Militare - Ruoli matricolari (1874-1890)

I tempi di risposta per le richieste degli utenti sono di trenta giorni dal ricevimento.  

I referenti per l'efficacia della mediazione e rispetto degli impegni contenuti nella carta della qualità dei servizi dell'Archivio di Stato di Viterbo sono:

- Direttore Dott. Michele Di Sivo

- Funzionario archivista Simonetta Fortini


Le informazioni e le richieste possono essere inviate tramite:

- Posta ordinaria: ARCHIVIO DI STATO DI VITERBO - Via Vincenzo Cardarelli, 18 - 01100 Viterbo

- E-mail: as-vt@beniculturali.it

- Centralino: 0761 253140 - 0761 253144



Tutela e partecipazione.

Se gli utenti riscontrano il mancato rispetto degli impegni contenuti nella Carta della qualità dei servizi possono avanzare reclami avvalendosi dei moduli disponibili in sala studio o sul sito internet dell'Istituto e da consegnare al personale di Sala.

Gli utenti possono, inoltre, formulare proposte e suggerimenti volti al miglioramento dell'organizzazione e dell'erogazione dei servizi.

L'Istituto si impegna a effettuare un monitoraggio periodico dei reclami e si impegna a dare risposta entro trenta giorni dal ricevimento della richiesta nonché ad attivare le relative risoluzioni.




Torna all'inizio



Torna alla Home PageHOME PAGE