Carta della qualità dei servizi


Sommario

  1. Che cos è la qualità dei servizi?
  2. I principi.
  3. Caratteristiche essenziali.
  4. Regolarità e continuità.
  5. Accoglienza.
  6. Fruizione.
  7. La ricerca.
  8. Ricerca documentaria a distanza.
  9. Riproduzione.
  10. Efficacia della mediazione.
  11. Tutela e partecipazione.
  12. Reclami.


Che cos è la qualità dei servizi?

La carta della qualità dei servizi risponde all'esigenza di fissare principi e regole nel rapporto tra le amministrazioni che erogano servizi e i cittadini che ne usufruiscono.

Essa costituisce un vero e proprio "patto" con gli utenti, uno strumento di comunicazione e di informazione che permette loro di conoscere i servizi offerti, le modalità e gli standard promessi, di verificare che gli impegni assunti siano rispettati, di esprimere valutazioni anche attraverso forme di reclamo.

L'adozione della carta dei servizi negli Istituti del Ministero per i Beni e le Attività Culturali si riferisce in una serie di iniziative volte a promuovere una più ampia valorizzazione del patrimonio culturale in essi conservato ed adeguare per quanto possibile, in armonia con le esigenze della tutela e della ricerca, l'organizzazione delle attività alle aspettative degli utenti.

La carta sarà aggiornata periodicamente per consolidare i livelli di qualità raggiunti e registrare i cambiamenti positivi intervenuti attraverso la realizzazione di progetti di miglioramento, che possono scaturire anche dal monitoraggio dell'opinione degli utenti.

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I principi.

Nello  svolgimento della propria attività istituzionale l' Archivio di Stato di Viterbo si ispira ai "principi  fondamentali" contenuti nella Direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri del 27 gennaio 1994:

 ·        uguaglianza e imparzialità

I servizi sono resi sulla base del principio dell'uguaglianza, garantendo un uguale trattamento a tutti i cittadini, senza distinzione di nazionalità, sesso, lingua, religione, opinione politica.

Questo Archivio si adopera per rimuovere eventuali inefficienze promuovere iniziative volte a facilitare individui svantaggiati dal punto di vista sociale e culturale.

Gli strumenti e le attività di informazione, comunicazione, documentazione, assistenza scientifica alla ricerca, educazione e didattica sono comunque improntati  a criteri di obiettività, giustizia e imparzialità.  

 ·        continuità

L'Archivio garantisce continuità e regolarità nell'erogazione dei servizi. In caso di difficoltà e impedimenti si impegna ad avvisare preventivamente gli utenti ed ad adottare tutti i provvedimenti necessari per ridurre al minimo i disagi.

 ·        partecipazione

L'Istituto promuove l'informazione sulle attività svolte e, nell'operare le scelte di gestione, tiene conto delle esigenze manifestate e dei suggerimenti formulati, in forma singola o associata.

 ·        efficienza  ed efficacia

Il Direttore e lo staff dell'Archivio perseguono l'obiettivo del continuo miglioramento dell'efficienza e dell'efficacia del servizio, adottando le soluzioni tecnologiche, organizzative e procedurali più funzionale allo scopo.    

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Caratteristiche essenziali.

L'Archivio di Stato di Viterbo svolge da tempo un ruolo di primo piano nell'opera di salvaguardia e  valorizzazione del patrimonio documentale della provincia di Viterbo.

Le funzioni istituzionali prioritarie dell'Archivio di Stato sono: conservazione della documentazione; riordinamento e fruizione del materiale archivistico e valorizzazione del patrimonio conservato.

L'Archivio di Stato di Viterbo conserva gli archivi prodotti dalle amministrazioni centrali e periferiche preunitarie nonché quelli prodotti dagli uffici statali postunitari della rispettiva circoscrizione.

Fu istituito come Sezione di Archivio con d.m. 15 aprile 1959 in esecuzione della L. n. 2006 del 22 dicembre 1939 , divenne Archivio di Stato con d.p.r.  30 sett. 1963 n. 1409. La prima sede fu individuata nei locali del Palazzo Macchi in P.zza L. Concetti 13. Nel 1961 l'allora Direttore Dott. Elio Califano individua in Via Zara una nuova sede più rispondente alle esigenze dell'Archivio, dove rimase fino al 1985, quando l'Istituto si trasferì all'interno del complesso "Centro Direzionale Le Pietrare" sito in viale Romiti .

Dal Gennaio 2007 l'Archivio ha sede in Via Cardarelli n. 18 e si estende su una superficie totale  di circa mq 3.500.

 L'Archivio di Stato di Viterbo nel tempo si è sempre posto nell'ottica di una valorizzazione  più aperta e rispondente alle esigenze dell'utenza e per una maggiore conoscenza del patrimonio documentario. In quanto contenitore della memoria, l'Archivio si  propone con mostre documentarie ed eventi culturali, che nel tempo hanno assunto precisi appuntamenti culturali, occasioni di incontro e di dibattito  nella  promozione della nostra storia attraverso la lettura dei documenti soprattutto nei confronti delle nuove generazioni.  

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Regolarità e continuità.

L'Archivio di Stato di Viterbo è aperto al pubblico dal lunedì al sabato per un totale di 42 ore settimanali con il seguente orario: lunedì, mercoledì, venerdì e sabato dalle ore 8,00 alle 14,00; martedì e giovedì dalle ore 8,00 alle ore 17,30.

I giorni di chiusura ordinaria nel corso dell'anno, coincidono con le domeniche e le festività civili e religiose. Una volta all'anno è prevista la chiusura straordinaria, di non oltre quindici giorni, per la ricognizione e spolveratura del materiale documentale che viene comunicata all'utenza, con largo anticipo.

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Accoglienza

All'entrata dell'Archivio è posto il punto di prima accoglienza dove è possibile reperire materiale informativo gratuito. La sala studio, è situata a piano terra raggiungibile facilmente e con una rampa a norma che facilita l'accesso a utenti con ridotta capacità motoria. 

All'ingresso sono situati appositi armadietti dove gli utenti sono tenuti a depositare borse cartelle ed altri contenitori  non necessari allo scopo della ricerca. L'Istituto è provvisto di segnaletica e di mappe di orientamento e di segnalazioni delle vie di fuga da seguire in caso di pericolo.

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Fruizione.

Tutti i documenti conservati nell'Archivio sono liberamente consultabili ad eccezione di quelli riservati per i quali occorre un'apposita autorizzazione del Ministero dell'Interno e di quelli in corso di restauro.

La capacità ricettiva della Sala Studio è di 16 posti di  consultazione di cui 4 postazioni fornite di prese elettriche per l'utilizzo di p.c. portatili e una postazione con p.c. a disposizione degli studiosi, con la  possibilità di utilizzare internet.

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La ricerca.

Lo studioso può avvalersi per la ricerca del materiale archivistico relativo al loro studio, degli strumenti di corredo  disponibili in sala studio (guide, inventari sommari ed analitici, rubriche e schedari), nonché della Guida generale degli archivi di Stato alla voce Archivio di Stato di Viterbo (vol. IV).

Una volta selezionate le unità da consultare, gli studiosi ne fanno richiesta indicando sugli appositi moduli disponibili in sala, ogni modulo di richiesta è valido per quattro unità archivistiche, in cui deve essere indicato oltre alla segnatura archivistica ( fondo, serie, numero di buste o registro, eventualmente fascicolo ) la data della richiesta ed il nome del richiedente.  

Le prese giornaliere avvengono con il seguente orario: 8,30 - 9,30 - 10,30 - 11,30 - 12,30 - 14,30 - 16,00, l'attesa dall'inizio della presa non supera i 30 m.

Durante la consultazione dei documenti agli studiosi è vietata qualsiasi azione che possa pregiudicare l'integrità del materiale in visione, debbono evitare ogni sia pur lieve danneggiamento ai medesimi. E' proibito apporre segni o numerazioni sulle carte, provocarne lacerazioni, mettere in disordine il materiale alterando l'ordine delle carte non legate o dei fascicoli e sottofascicoli.

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Ricerca documentaria a distanza.

E' possibile tramite questo sito o per mezzo del SIAS (Sistema Informativo Archivi di Stato) consultare la disponibilità del patrimonio documentale conservato nell'Archivio di Stato di Viterbo con tutti i riferimenti utili per la ricerca.

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Riproduzione.

Il servizio di fotoriproduzione dell'Archivio di Stato di Viterbo può effettuare la riproduzione dei documenti tramite fotocopie e copie digitali sia su carta che su CD.

La riproduzione tramite fotocopie non è consentita nei seguenti casi:

-         documenti in volumi rilegati, facilmente deteriorabili o in cattivo stato di conservazione

-         documenti precedenti al XX sec.

-         Carte topografiche e disegni

-         Pergamene.

Le carte sciolte da riprodurre devono essere indicate con chiarezza nella richiesta di autorizzazione e non è consentito estrarre documenti sciolti o fascicoli dalla loro sede.

Ogni studioso potrà richiedere un massimo di 50 fotocopie al mese, tempi di consegna 30 m. salvo problemi tecnici non preventivati che saranno preventivamente comunicati a gli utenti.

L'orario del servizio è attivo dal lunedì al venerdì dalle ore 9,00 alle ore 13,00.

L'orario della cassa, per il pagamento delle riproduzioni, coincide con l'orario del servizio fotocopie ed è possibile pagare in contanti al ritiro del lavoro, con rilascio di ricevuta mod.124 (contabilità generale). Il costo delle riproduzioni è soggetta alla normativa in vigore sulla concessione in uso dei beni culturali; le tariffe sono quelle in vigore e lo studioso può prendere visione del tariffario e della modulistica relativa a disposizione in sala studio. 

Le domande di riproduzione vengono rilasciate sia per motivo di studio e per uso personale che per uso amministrativo, nel qual caso le domande devono assolvere al pagamento dell'imposta di bollo secondo le tariffe in vigore. Tutte le riproduzioni sono conforme all'originale.

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Efficacia della mediazione.

Gli studiosi oltre agli strumenti e sussidi sopra descritti possono avvalersi del personale qualificato a disposizione per il 100% del tempo sull'orario previsto.

I fondi archivistici dotati di inventari analitici a stampa sono il 75 % rispetto ai fondi conservati.

I fondi archivistici dotati di banche dati sono :

  1. I Protocolli Notarili Comunali del 1300
  2. Catasti
  3. Distretto Militare - Ruoli matricolari - (1874-1890)

I tempi di risposta agli utenti sono di trenta giorni dal ricevimento della richiesta.  

I referenti per l'efficacia della mediazione e rispetto degli impegni contenuti nella carta della qualità dei servizi dell'Archivio di Stato di Viterbo sono:

- Direttore Dott. Augusto Goletti

- Archivista di Stato Direttore Coordinatore Pasquale Autunno

Le informazioni e le richieste possono essere inviate tramite:

-         Posta ord. Via Cardarelli n.18  01100 Viterbo,

-         E-mail: as-vt@beniculturali.it

-         Fax: 0761 253014

-         Tel. 0761 253140 - 0761 253144   

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Tutela e partecipazione.

Se gli utenti riscontrano il mancato rispetto degli impegni contenuti nella Carta della qualità dei servizi, possono avanzare reclami avvalendosi dei moduli disponibili in sala studio o sul sito internet dell'Istituto e da consegnare al personale di Sala.

Gli utenti, possono, inoltre formulare proposte e suggerimenti volti al miglioramento dell'organizzazione e dell'erogazione dei servizi che saranno oggetto di attenta analisi.

L'Archivio si impegna ad effettuare un monitoraggio periodico dei reclami e si impegna a dare risposta entro trenta giorni dal ricevimento della richiesta nonché ad attivare forme di ristoro a compenso di eventuali disservizi, con omaggi di opuscoli e pubblicazioni disponibili prodotti dall'Archivio. 

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La Carta della qualità dei servizi è sottoposta ad aggiornamento periodico, ogni tre anni